L’ensemble des membres actifs, associés, donateurs ou membres d’honneur forment l’Assemblée générale de l’AJEFA. Le Bureau et le Conseil d’administration, composés de parents élus, prennent les décisions nécessaires à la bonne marche de l’AJEFA et encadrent le fonctionnement quotidien de l’association en étroite collaboration avec les responsables salariés de l’association.
L’Assemblée générale
L’Assemblée Générale rassemble tous les membres actifs, associés, donateurs et membres d’honneur, qui se réunissent au moins une fois par an, au plus tard fin mars, sur convocation du président.
Le Conseil d’administration
Le Conseil d’administration se compose de neuf à seize personnes, comprenant des membres actifs (des parents dont au moins un enfant est inscrit à l’AJEFA durant l’année scolaire) bénévoles, élus par l’Assemblée Générale, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique, le président sortant, et éventuellement un membre coopté par le Conseil d’administration issu de la dernière Assemblée Générale, choisi pour ses compétences dans les domaines qui intéressent l’AJEFA. Les membres du conseil sont élus pour deux ans et rééligibles ; au minimum sept postes sont à pourvoir tous les ans. Ils se réunissent sur convocation du président une fois par mois.
Le Bureau
Le Bureau se compose du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier, éventuellement d’un trésorier ou secrétaire adjoint et, le cas échéant, du président sortant. Les membres du Bureau, bénévoles, sont élus par les membres du Conseil d’Administration en son sein après chaque renouvellement de celui-ci.
Le Bureau est notamment impliqué dans la gestion de tous les aspects sociaux / ressources humaines de l’association. Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il convoque les Assemblées Générales et le Conseil d’Administration. Le vice-président œuvre en binôme avec le président et peut être amené à représenter l’association auprès des partenaires de l’AJEFA. Le secrétaire est chargé de la correspondance et des archives, rédige les procès verbaux des délibérations et assure la transcription des décisions de l’Assemblée Générale sur les registres. Le trésorier gère le patrimoine de l’association, en lien étroit avec le responsable administratif, en rendant compte à l’Assemblée Générale.
Les responsables salariés de l’association
Le responsable administratif et financier est nommé par le Conseil d’administration. Sous la direction du président, il assure la mise en place des décisions prises par le conseil, établit avec le trésorier et éventuellement les autres membres du bureau le projet de budget général soumis au Conseil d’administration et suit l’exécution du budget annuel. Il participe de droit avec voix consultative aux réunions du Conseil d’administration et du Bureau.
Le directeur général, nommé par le Conseil d’administration, assure la direction générale des enseignements, coordonne les activités pédagogiques et veille à la cohérence du projet pédagogique. Il est en charge de la gestion transversale de l’association, des équipes et des projets et représente l’AJEFA auprès des institutions. Il participe de droit avec voix consultative aux réunions du Conseil d’administration et du Bureau.
Le directeur de structure est en charge d’un jardin d’enfants et gère le quotidien de sa structure.